• Home
  • |
  • Blog
  • |
  • Gebruik je camera voor je rapportage!

juli 13, 2020

Gebruik je camera voor je rapportage!

Visuele communicatie kan je helpen om extra aandacht te vragen voor wat JIJ belangrijk vindt. Er wordt in de zorg veel gecommuniceerd. Dikke pakken papier gaan per mail of postvak van de ene collega naar de andere. Doordat er zoveel communicatie plaatsvindt is de kans groot dat een rapportage die je maakt niet echt zorgvuldig door iedereen gelezen wordt.

Halen je collega’s dan dezelfde highlights als jij eruit? 
Gaat het gesprek dan wel over waar jij het echt over wilt hebben?

Het gebruik van visuele communicatie in een rapportage of verslag aan je collega’s of in de communicatie aan klanten, helpt om het leesbaar te maken én het spreekt aan.

Met camera op ‘interne audit-pad'

Ik heb een bijzonder passie voor de interne audit als instrument. Juist vanwege het controlerende en ietwat stoffige imago dat dit instrument bij veel organisaties heeft. Dat maakt dat ik graag mijn mouwen op stroop om er toch iets van te maken waar zowel management als zorgverleners enthousiast van worden. Uiteraard is dat ook pionieren en gewoon uitproberen hoe tot mooie resultaten te komen.

Maar graag deel ik alvast één van mijn ervaringen met het alleen meenemen van mijn camera op audit. En tot welke resultaten dat geleid heeft….

Anne Brouwer - Visuele Communicatie

Beleid evalueren als opdracht

Bij een grote GGZ- organisatie kreeg ik de opdracht om hun rookbeleid te evalueren. Een ontzettend leuke uitdaging, omdat het rookbeleid in de GGZ-sector vaak een ingewikkeld vraagstuk is. Aan de ene kant wonen cliënten er soms langdurig en is het opsteken van een sigaret vaak hét moment op een dag om tot ontspanning te komen. Aan de andere kant mogen andere cliënten er geen last van hebben, moet het brandveilig zijn én.. hebben medewerkers recht op een rookvrije werkplek. Daarnaast speelt nog het gastvrijheidsvraagstuk. Wat wil je uitstralen als organisatie en wat wil je betekenen voor je cliënten!

Visuele communicatie sigaret
Visuele communicatie stoppen met roken

Geen kwaliteitscontrole met behulp van een checklist, maar juist kwaliteit letterlijk in beeld brengen!  

Dit dilemma zag ik direct terug in het beleidsdocument van de organisatie. Het document bestond zonder de bijlages uit 23 pagina’s, met daarin vele mitsen en maren en uitzonderingen benoemd. De evaluatiecriteria waren voor mij als auditor op voorhand dus niet geheel duidelijk.

Máár…ik was erg nieuwsgierig hoe dit beleid nu in de praktijk geïmplementeerd was.

Eén ding wist ik zeker: het zou weinig opleveren als ik, naast het lijvige beleidsdocument, óók nog met een lijvig evaluatierapport zou komen! Want hoe groot is dan de kans dat iedereen de rapportage echt zorgvuldig leest en er vervolgens ook nog dezelfde highlights uithalen als ik? Er worden al zoveel dikke pakken papier geproduceerd en verspreid in zorgorganisaties! (Zie ook mijn whiteboardanimatie hieronder). 

Het resultaat van deze audit moest wat mij betreft een echt waardevol gesprek zijn over de resultaten tussen alle betrokkenen. Er zat dus maar één ding op. Ik ging de uitdaging aan om het beleid te evalueren met mijn camera, hoewel ik ECHT GEEN fotograaf ben hoor! Ik heb het als volgt aangepakt…

Beleid evalueren met alleen foto’s, hoe dan? 

  1. Evaluatie criteria bepalen: wat moeten we in beeld brengen?
  2. Samen met de klant: met een Cliëntenraadslid ben ik 2 dagen met een camera op bezoek gegaan bij de verschillende locaties en afdelingen
  3. Zo min mogelijk medewerkers belasten: we zijn onverwachts bij de teams langsgegaan. Niet om ze op deze manier extra te controleren, maar juist om vooraf geen mega-planning te hoeven maken en medewerkers nauwelijks te belasten.
  4. Foto’s maken: we maakten foto’s van de rookruimte zoals we die aantroffen. Maar ook van buitenplaatsen en de ingang van het gebouw. Van prikborden met daarop informatie over geldende rookafspraken.
  5. Dilemma’s op tafel: aan medewerkers vroegen we een korte toelichting over hoe ze dagelijks invulling geven aan het rookbeleid op hun afdeling. Of ze het organisatiebeleid kennen. Of ze hierin tegen waarde-discussies aanliepen en hoe ze daar (eventueel) een oplossing voor hebben gevonden?

Resultaten van een kwaliteitstoets met foto’s

Het gaat voor deze blog te ver om hier inhoudelijk op in te gaan. Maar wat we in de praktijk aantroffen was één op één een mooie vertaling van het beleidsdocument. De praktijk was net zo divers als het beleidsdocument mogelijk maakte. We troffen rookruimtes aan die gezellig gemaakt waren, om het sigaretje dat cliënten roken ook een fijn (sociaal) moment te laten zijn. En we troffen rookruimtes aan waar je nauwelijks kon staan en die erg vies waren vanwege het ‘ontmoedigingsbeleid’.

Het leuke van deze audit was dat de collega van de Cliëntenraad zelf ook graag rookte en vanuit haar blik keek naar de praktijk en ik een verstokte anti-roker ben. En toch… konden we elkaar helemaal vinden in onze mening over hetgeen we aantroffen. Echt waardevol om samen naar dit belangrijke beleidsdocument te kijken!

Met camera punten vastleggen voor rapportage


Tot slot: In gesprek over de foto’s met Raad van Bestuur & directie

De evaluatie was geslaagd.

  1. Alle dilemma’s van het huidige beleidsdocument lagen op tafel. Niet in een dikke evaluatienotitie maar in een PowerPoint met foto’s per locatie.
  2. Samen met Cliëntenraad en directie hebben we de foto’s bekeken en zijn we met elkaar in gesprek gegaan. En hierbij gold echt: goed beeld zegt veel meer dan woorden (zie ook hoofdstuk 5 van ons boek). Er was geen discussie mogelijk over de implementatie van het beleid. Wél over het vervolg.
  3. Om tot een eenduidige implementatie te kunnen komen is heel helder, ondubbelzinnig beleid nodig met duidelijke keuzes waar de organisatie voor staat. Dus de vervolgopdracht stond klaar: schrijf een helder, ondubbelzinnig beleidsdocument van maximaal 3 A4tjes dat voldoet aan alle wet- en regelgeving en een onderbouwing van de keuzes die wij hierin maken, ook gezien vanuit de risico’s.

Mijn mouwen kon ik weer opstropen. Wat een heerlijke baan!

Berichten die je misschien ook interessant vindt

Infographic in de zorg

Gebruik opsommingen in je teksten!

Pimp je interne kwaliteitsaudit

Zo kies je de juiste afbeeldingen

Anne Brouwer


Anne Brouwer is Gezondheidswetenschapper met een verpleegkundige achtergrond. Ze begeleidde meerdere audits als kwaliteitsmanager in de ouderenzorg en de GGZ en leidt nu verpleegkundigen aan het HBO op. Ook is ze actief als praktijkmanager in de eerstelijnszorg. Haar primaire drijfveer is mensen enthousiast maken én houden om in de zorg te werken. Kennis delen op een eenvoudige en aansprekende manier is één van de middelen die ze hier graag voor inzet.

  • {"email":"Email address invalid","url":"Website address invalid","required":"Required field missing"}
    >