Visgraatdiagram in de zorg

Daar zit je dan. Je hebt mooie woorden kunnen lezen in ons boek over het belang van het hebben van een droom. Welke mogelijke deuren dat opent en waarom.

Maar in plaats van een grote droom, ervaar jij vooral een knelpunt in de uitvoering van de zorgverlening. En je merkt dat het je begint te irriteren. Je wilt graag initiatief nemen om samen met je team het knelpunt op te gaan lossen. Dan heb jij een mooie verbeterwens! Onze TIP: focus je hierop ‘als-was-het-je-droom’ dan komt er ook dezelfde  positieve energie vrij.

De weg van knelpunt tot resultaat

Op zich is de weg van knelpunt tot resultaat een soortgelijke route als die in ons boek beschreven wordt:

• Je wilt het knelpunt onder de aandacht brengen van je collega’s. Niet alleen vanuit het knelpunt wat NIET goed gaat, maar vooral ook hoe de nieuwe situatie eruit gaat zien en wat het gaat opleveren aan de klant of jullie werkplezier.
• Je wilt er één of meerdere betekenisvolle doelen bij stellen
• Je wilt passende interventies en acties uitzetten om dit knelpunt op te lossen
• Je gaat het vieren als het opgelost is én
• Je reflecteert op jezelf en evalueert het gelopen proces

Alleen vindt er nog een extra tussenstap plaats. Namelijk het samen met je collega’s of klanten grondig analyseren van het knelpunt. Want hoe duidelijker je inzicht hebt in het echte probleem en de factoren die het veroorzaken, hoe gerichter jullie betekenisvolle doelen kunnen stellen en passende interventies en acties kunnen formuleren. En dit is een belangrijke stap. We zijn er vaak té goed in direct tot handelen over te gaan zonder eerst goed en kritisch na te denken.

Keuze van een geschikt hulpmiddel

Als het gaat over verpleegkundig leiderschap heb je in ons boek kunnen lezen dat geen enkele situatie hetzelfde is en je steeds vanuit vele mogelijkheden kunt kiezen. Uit iets wat bij JOU past en in de situatie waar JIJ in zit. Zo zijn er legio hulpmiddelen beschikbaar. Ook om je te kunnen helpen om grondig te analyseren. En hierbij geldt.. beter goed voorbereiden en het juiste instrument gebruiken wat jullie ECHT wat oplevert, dan snel het eerste de beste instrument pakken, hem half gebruiken en geen resultaat boeken. Wanneer gebruik je nu de één en wanneer de ander?

• Kijk kritisch naar WAT je wilt analyseren en WAAROM
• Je kunt soms al tot de kern van een probleem komen door 5 keer ‘WAAROM’ te vragen. Door 5 keer waarom te vragen dring je steeds dieper door in het probleem en vind je de achterliggende oorzaak. Maar… natuurlijk moet je wel de juiste vragen stellen om het juiste antwoord te krijgen (vanuit de lean-filosofie)
• Ligt het wat complexer en wil je mogelijke oorzaken van een probleem of knelpunt in kaart brengen, dan is de oorzaak-gevolg analyse mbv het visgraatdiagram een geschikte methode
• Wil je toekomstmogelijkheden inzichtelijk maken, zodat je kansrijke doelen kunt stellen? Dan is een SWOT-analyse (sterkte-zwakte analyse) een goed idee. Dit kan op organisatieniveau, teamniveau maar je kunt hem ook gebruiken voor één persoon.

Het juiste gebruik van het visgraatdiagram in de zorg

"Lekker praktisch"

In deze blog werken wij één analyse-instrument iets nader uit: de Visgraatanalyse.

Wat is een visgraatdiagram?

Een visgraatdiagram is een hulpmiddel bij het inventariseren van oorzaken van inefficiënties in uitvoering van de werkzaamheden binnen een werkproces en geen keurslijf. Het helpt je om alle factoren die van invloed zijn op een probleem visueel in kaart te brengen.

De visgraat kan ook gebruikt worden bij het inventariseren van oplossingsrichtingen. De verschillende ‘graatjes’ kunnen bronnen van inspiratie zijn voor verbeteringen in de werkorganisatie.

Visgraatdiagram: in 8 stappen van knelpunt-analyse tot verbeterdoelen

In deze blog laten we je in 8 stappen zien hoe je tot een grondige analyse kunt komen met behulp van het visgraatdiagram. Hierbij hebben we gebruik gemaakt van onder andere de site van Trudy Engineering die leuke blogs schrijft en de website www.toolshero.nl

Stap 1  Deel je verbeterwens

Je wilt aandacht voor het knelpunt, omdat je hebt anderen nodig om het op te lossen. Breng het knelpunt dus onder de aandacht van collega’s en andere disciplines (en mogelijk ook klanten!) die op de één of andere manier betrokken zijn bij het probleem of het ervaren knelpunt in het werkproces. Doe dat op je eigen authentieke manier en gebruik zo mogelijk verhalen en een krachtige pitch (hoofdstuk 4 en 5 van ons boek). En benoem daarbij dat je collega’s zoekt die samen willen brainstormen om de echte oorzaken op te sporen die ten grondslag liggen aan het probleem. En dat het resultaat van de brainstorm zal zijn: een ingevuld visgraatdiagram (Wie zal daar niet enthousiast van worden?) zodat de juiste acties uitgezet kunnen worden

Stap 2  Voorbereiden

Reserveer een ruimte en hang een groot papier op met de getekende visgraat of doe het digitaal. Neem stiften mee.

Zet het probleem bij de kop van de vis (bijvoorbeeld veel medicatiefouten).

Benoem de categorieën van mogelijke oorzaken, zoals mensen, materialen/ hulpmiddelen, apparaten, methodes/ procedures, omgeving en kennis/ training. Ook communicatie zou kunnen. Beperk de hoeveelheid categorieën tot een maximum van 6. Het is geen keurslijf: je mag creativiteit gebruiken!

Stap 3 Waarom, waarom, waarom

Begin een beetje luchtig met de deelnemers om in het onderwerp te komen. Stel een aantal ‘waarom’-vragen. Je komt dan uit op het diepst liggende probleem. Als je één keer ‘waarom’ vraagt zal je regelmatig ‘werkdruk’ als antwoord krijgen. Neem daar geen genoegen mee! Is het systeem niet eenvoudig genoeg? Is het proces onduidelijk? Ervaren mensen het als niet-zinvol?

Stel dat je als hoofdoorzaak ‘kapotte tillift’ hebt gekozen, zoom daar dan op in om de diepere oorzaak vast te stellen. Hoe komt het dat de tillift kapot was? Omdat er geen onderhoud was gepleegd. Waarom is er geen onderhoud gepleegd? Omdat niemand wist dat dat moest gebeuren. Hoe komt dat dat niemand wist dat dat moest gebeuren? Omdat er geen onderhoudsschema is…

Stap 4 Oorzaken benoemen

Elke deelnemer noemt één mogelijke oorzaak voor het probleem en geeft daarbij aan in welke categorie deze oorzaak thuishoort. Er mag geen commentaar op elkaars oorzaken worden gegeven. Alle genoemde oorzaken worden in het diagram opgenomen.

Ook noemen de deelnemers mogelijke sub-oorzaken. Deze sub-oorzaken worden als zijtakken in het diagram opgenomen.

Er wordt net zo lang doorgegaan, totdat er geen mogelijke oorzaken meer worden genoemd.

Zet de gevonden oorzaken bij de verschillende categorieën: wat maar het beste past.  Bijvoorbeeld: ‘kapotte tillift’ bij ‘apparaten’ en ‘cliënten weigeren hulp’ bij ‘mensen.

Stap 5 Categoriseren

Het visgraat-diagram wordt door alle deelnemers kritisch bekeken. Er wordt gekeken of de mogelijke oorzaken bij de juiste categorie staan en of bepaalde oorzaken gerelateerd of afgeleid zijn van andere oorzaken.

Stap 6 Prioriteren

Er wordt gestemd wat de meest waarschijnlijke oorzaken zijn. Van de oorzaken met de meeste stemmen wordt een “top 3” gemaakt. Deze drie oorzaken worden omcirkeld. De oorzaken zonder stem worden geschrapt.

Vanuit de “top 3” oorzaken wordt gekeken wat de prioriteitsvolgorde is. De mogelijke oorzaak met de hoogste prioriteit, wordt als eerste nader onderzocht en aangepakt. Daarna volgen de tweede en de derde oorzaak.

Stap 7 Oplossingen zoeken

Zoek oplossingen en ga daarmee aan de slag. Heb je hier nog bepaalde interventies en acties bij nodig? Wie zijn er bij betrokken? Als het groots is, kan je het opschrijven in een actieplannetje. Zie ons boek hoofdstuk 6 voor mogelijke interventies.

Stap 8 En nu verder!

Je hebt de tool nu juist gebruikt. Maar dan gaat de oplossing natuurlijk niet vanzelf komen. Nu begint het harde werk. Goed nadenken over de juiste interventies, tijd vrij maken (hoofdstuk 7 van ons boek), anderen acties meenemen in wat en waarom je wat wilt aanpassen. Volhouden!